Allgemeine Fragen
Was ist Ref.Care?
Der Refugee Care Manager (Ref.Care) ist eine maßgeschneiderte medizinische Dokumentationssoftware, die speziell für die Versorgung von Asylsuchenden in Aufnahmeeinrichtungen entwickelt wurde. Sie ermöglicht eine einfache und systematische Dokumentation der Behandlungen in den Einrichtungsambulanzen und bietet eine digitale Patientenakte, die lokal installiert wird (keine Cloudlösung).
Wie ist Ref.Care entstanden?
Ref.Care wurde im Rahmen eines Forschungs- und Implementierungsprojektes mit dem Namen Pri.Care mit Mitteln des Bundesministeriums für Gesundheit durch die Sektion Health Equity Studies & Migration am Universitätsklinikum Heidelberg entwickelt. Hierbei erfolgte eine enge Zusammenarbeit mit medizinischen Versorgern in den Aufnahmeeinrichtungen, sowie mit verantwortlichen Behörden.
Das Projektförderung endete 2020. Die Software Ref.Care wurde seither in vielen Einrichtungen in den Routinebetrieb überführt und wird kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Funktionen ergänzt.
Welche Vorteile bietet RefCare?
Ref.Care ist speziell für den Einsatz in Aufnahmeeinrichtungen für Geflüchtete entwickelt worden und wird in enger Abstimmung mit den Nutzer*innen kontinuierlich weiterentwickelt. Hierdurch können die teils spezifischen Anforderungen an die medizinische Dokumentation in Aufnahmeeinrichtungen im Rahmen der Software(weiter)entwicklung berücksichtigt werden.
Grundsätzlich bietet Ref.Care dem ärztlichen und nicht-ärztlichen Personal rollenbezogene Funktionen zur Unterstützung und Dokumentation der medizinischen Versorgung in den Aufnahmeeinrichtungen.
In Ref.Care gibt es zudem die Möglichkeit, nach Einwilligung der Patient*innen, Versorgungsdaten elektronisch und verschlüsselt zwischen Einrichtungen zu Zwecken der Mit- und Weiterbehandlung auszutauschen, sofern diese Einrichtungen auch Ref.Care nutzen.
Das integrierte Surveillancemodul ermöglicht, basierend auf den dokumentierten Behandlungsdaten, die vollständig anonymisierte Berechnung relevanter Versorgungsindikatoren, die sowohl einrichtungsspezifisch als auch übergreifend ausgewertet werden können. Dies unterstützt neben der Versorgungsplanung in den Einrichtungen auch die Gewinnung weiterer Forschungserkenntnisse in diesem Themenbereich.
Fragen zur Nutzung
Was kann Ref.Care?
Zwischen Einrichtungen, die Ref.Care nutzen, besteht – nach Einwilligung der Patientinnen – die Möglichkeit, relevante Befunde datenschutzkonform, verschlüsselt und in digitaler Form zwischen Aufnahmeeinrichtungen zu übermitteln (z.B. beim Transfer von Patientinnen).
Die erhobenen Versorgungsdaten können regelmäßig anonymisiert nach einem eigens entwickelten Indikatorensatz ausgewertet werden. Es hat sich ein Forschungsverbund mit dem Namen Pri.Carenet gegründet, welcher nachhaltig weiter besteht. Alle Ref.Care nutzenden Einrichtungen können sich hier anschließen.
Welche spezifischen Funktionen hat die Software?
RefCare ermöglicht die umfassende digitale Dokumentation der medizinischen Behandlung in Aufnahmeeinrichtungen. Vereinfacht dargestellt lässt sich Ref.Care in vier Funktionsbereiche aufteilen:
- Verwaltungsfunktionen: Verwaltung von Patient*innenstamm- und Nutzer*innendaten.
- Elektronische Patientenakte: Umfassende Dokumentation der medizinischen Konsultation (u. a. Anamnese, Befund, Diagnose, Therapie) inkl. Verlaufsansicht.
- Erweiterte medizinische Funktionen wie das Verfassen von Arztbriefen, die Erstellung standardisierter Formulare (u.a. Rezepte, Überweisungen) und vieles mehr.
- Surveillancemodul: Anonymisierte statistische Auswertung der Versorgungsdaten per „Mausklick“, Ansicht und Herunterladen der Auswertungsergebnisse für die lokale Nutzung und freiwilliger Export der anonymisierten Ergebnisse für die einrichtungsübergreifende Analyse.
- Transfermodul: Datenschutzkonformer und verschlüsselter digitaler Versand von einzelnen Patientenakten oder Befunden an andere Einrichtungen, die mit Ref.Care arbeiten. Voraussetzung hierfür ist die Einwilligung des betreffenden Patienten oder der betreffenden Patientin.
Wie kann ich in Ref.Care Patientenakten versenden oder empfangen?
Patientenakten können zwischen Einrichtungen die Ref.Care nutzen digital und verschlüsselt übermittelt werden. Voraussetzung hierfür ist eine Einwilligung seitens des oder der betreffenden Patient*in. Patientenakten können sowohl von anderen Einrichtungen angefragt als auch „vorausschauend“ versendet werden.
Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Handbuch, das Sie innerhalb von Ref.Care im „Hilfebereich“ abrufen können. Bei darüber hinaus gehenden Fragen und Problemen wenden Sie sich an unseren Support. Hotline: 06221 56-8077 (Mo – Fr 08:00 – 12:00 Uhr und 13:00 – 16:00 Uhr).
Ich habe mein Passwort vergessen, was kann ich tun?
Bitte wenden Sie sich an die Person mit Ref.Care–Administratorenrechten in Ihrer Einrichtung und bitten Sie um Zurücksetzen Ihres Passworts. Bei darüber hinausgehenden Fragen und Problemen wenden Sie sich an unseren Support. Hotline: 06221 56-8077 (Mo – Fr 08:00 – 12:00 Uhr und 13:00 – 16:00 Uhr).
Fragen zu Einführung und Betrieb
Kann ich RefCare testen?
Bei Interesse an Ref.Care stellen wir Ihnen gerne unverbindlich eine Demo-Version von Ref.Care zur Verfügung. Schreiben Sie uns einfach und wir senden Ihnen die Zugangsdaten zu.
Wie werde ich bei Einführung und Betrieb unterstützt?
Die Einführung von Ref.Care in Ihrer Einrichtung wird durch unser Implementierungsteam begleitet und orientiert sich an Ihren Bedarfen. Hierzu gehören u.a. (Online-)Schulungen sowie die Begleitung der Sprechstunden an zwei Tagen vor Ort.
Im laufenden Betrieb stellen wir kostenfreie Updates zur Verfügung und stellen den dauerhaften IT-Support durch eine telefonische Hotline sicher. Auch die Unterstützung bei der Sicherung und Archivierung von Behandlungsdaten unterstützen wir gerne.
Zudem werden Ihnen ein Benutzerhandbuch sowie verschiedene Kurzanleitungen bereitgestellt.
Gibt es eine Schulung in RefCare?
Vor der Einführung von Ref.Care bieten wir allen Nutzer*innen eine (Online-)Schulung an. Zusätzlich können Schulungen im Falle eines Betreiberwechsels sowie bei Bedarf bis zu vier Nachschulungen pro Jahr angefragt werden.
Welche technischen Voraussetzungen gibt es für die Nutzung von Ref.Care?
Ref.Care setzt eine lokale Serverinstallation voraus und läuft browserbasiert. Folgende Hardwareanforderungern werden mindestens empfohlen:
- Prozessor: Intel Core i5 oder höher
- Arbeitsspeicher: 16GB
- Festplatte: 512GB SSD
- NW-Karte
- Betriebssystem: Win10 oder Win11
Die Serverinstallation kann auf bestehender Hardware vor Ort durchgeführt werden, hierfür muss die Firewall auf dem TCP-Port 443 (https) für eingehende und ausgehende Verbindungen offen sein. Ein TeamViewer-Zugang ist für die Zeit der Installation und für den Support nötig.
Notebook
- Prozessor: Intel Core i5 oder höher
- Arbeitsspeicher: 8GB
- Festplatte: 256GB SSD
- NW-Karte
- Betriebssystem Win10 oder Win11
- NAS
Drucker
- NW-Drucker wird empfohlen
- mindestens zwei nach Möglichkeit drei Papierfächer (A4, A5, A6)
Wie kann ich RefCare erhalten?
Wenn Sie Ref.Care gerne in Ihrer Ambulanz verwenden möchten, schreiben Sie uns mit Angaben zu Ihrer Einrichtung, Anzahl an gewünschten Arbeitsplätzen und Ihre Kontaktdaten inklusive Telefonnummer an Refcare.AMED@med.uni-heidelberg.de Wir werden Sie zeitnah kontaktieren.
Fragen zu Lizenzbedingungen und Datenschutz
Wie viel kostet Ref.Care?
Die Lizenzkosten für die Software Ref.Care hängen vom Umfang der jeweiligen Nutzung bzw. der Anzahl der Arbeitsplätze in der Ambulanz ab. Bei Interesse erstellen wir gerne ein unverbindliches Angebot, wenden Sie sich hierfür an uns.
Wer verdient an Ref.Care?
Den Lizenzen liegt ein nicht-kommerzielles Lizenzierungsmodell zwischen öffentlichen Einrichtungen zugrunde, das bedeutet jegliche Einnahmen werden ausschließlich projektbezogen für Softwarenutzung und -weiterentwicklung verausgabt. Es entsteht kein Profit.
Wer vertreibt RefCare?
Die Dokumentationssoftware RefCare wird von der Sektion Health Equity Studies & Migration in der Abteilung Allgemeinmedizin und Versorgungsforschung des Universitätsklinikums Heidelberg angeboten.
Wie wird Datenschutz sichergestellt? Vor allem bei statistischen Auswertungen?
Ref.Care erfüllt alle Datenschutzanforderungen eines medizinischen Informationssystems. Das Universitätsklinikum Heidelberg als Entwickler und Anbieter von Ref.Care stellt sicher, dass die Software dem Stand der Technik entspricht, insbesondere auch unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes und der Datensicherheit.
Alle Behandlungsdaten werden ausschließlich auf lokalen Servern in den Einrichtungen selbst gespeichert. Zugriff haben ausschließlich an der medizinischen Behandlung beteiligte Personen.
Eine Datenweitergabe zum Zwecke der medizinischen Mit- und Weiterbehandlung ist nur bei vorliegender Einwilligung und Schweigepflichtsentbindung seitens des oder der betreffenden Patient*in möglich.
Die in der Aufnahmeeinrichtung tätigen Leistungserbringer und/oder die zuständigen Behörden sind die datenschutzrechtlich verantwortliche Instanz. Das bedeutet, dass sie für alle aus der DSGVO entstehenden Rechte und Pflichten in Zusammenhang mit der Erhebung, Verarbeitung, und Speicherung personenbezogener Daten in Zusammenhang mit der Gesundheitsversorgung zuständig sind. Das Universitätsklinikum Heidelberg als Anbieter der Software Ref.Care ist dafür zuständig, dass die Datenverarbeitung innerhalb der Software Ref.Care datenschutzkonform erfolgt.
Zu Forschungs- und Surveillancezwecken können anonymisierte Ergebnisse lokaler Auswertungen (Surveillanceergebnisse) verschlüsselt an das Universitätsklinikum Heidelberg exportiert werden, um einrichtungsübergreifend analysiert und anschließend im Sinne einer regionalen Berichterstattung zusammengefasst zu werden.